복합기 스캔 파일을 이메일로 바로 보내는 설정
복합기 스캔 문서를 메일로 바로 보내는 SMTP 설정, 앱 비밀번호, 465·587 포트와 첨부 용량 대처법을 정리했습니다.
스캔한 문서를 USB에 담아 자리로 돌아가는 대신, 복합기 화면에서 받는 사람 주소만 찍고 바로 보내는 설정입니다. 한 번만 잡아두면 계약서나 거래명세서를 종이째 들고 다닐 일이 크게 줄어듭니다.
설정 자체는 십 분이면 끝나는데, 현장에서는 열에 아홉이 같은 곳에서 막힙니다. 평소 쓰던 메일 비밀번호를 그대로 넣는 것입니다. 구글은 복합기 같은 기기에 계정 비밀번호 대신 따로 발급한 앱 비밀번호를 쓰도록 하고 있습니다. 네이버도 2단계 인증을 켜둔 계정이라면 애플리케이션 비밀번호를 따로 발급받으셔야 합니다.
발송용 계정과 앱 비밀번호
복합기가 메일을 보내려면 발송에 쓸 계정이 하나 필요합니다. 직원 개인 계정보다 scan@회사도메인 같은 사무용 계정이 낫습니다. 개인 계정으로 걸어두면 그 직원이 비밀번호를 바꾸거나 퇴사하는 순간 스캔 발송이 통째로 멈춥니다.
- 2단계 인증을 먼저 켭니다앱 비밀번호는 2단계 인증이 켜져 있어야 발급됩니다. 계정 보안 설정에서 2단계 인증을 켠 다음 진행하시기 바랍니다.
- 앱 비밀번호를 발급받습니다구글 계정은 열여섯 자리 앱 비밀번호를 만들어 복합기에 넣습니다. 구글 워크스페이스 계정은 2025년 5월 1일부터 아이디와 비밀번호만으로 로그인하는 기기·앱을 지원하지 않으므로, 앱 비밀번호나 OAuth 외에는 방법이 없습니다.
- 발송 성공까지 확인하고 메모를 지웁니다앱 비밀번호는 발급 화면을 닫으면 다시 볼 수 없습니다. 복합기에 입력해 실제로 한 장 보내보고, 수신함 도착까지 확인한 뒤 적어둔 메모를 지우시기 바랍니다.
네이버 메일은 메일 웹 화면의 환경설정 안에 POP3/IMAP/SMTP 사용 항목이 있고, 이걸 켜야 외부 기기 발송이 열립니다. 회사 자체 메일서버라면 전산 담당자에게 서버 주소, 포트 번호, SSL 사용 여부 세 가지를 미리 받아두시면 설정이 훨씬 빨라집니다.
복합기에 넣을 값
조작부에서 넣어도 되고, 기기 IP 주소를 브라우저 주소창에 넣어 웹 관리자 화면에서 넣어도 됩니다. 항목 이름은 브랜드마다 다르지만 채워야 하는 값은 어느 기종이나 같습니다.
- SMTP 서버 주소 — 구글 계정이면 smtp.gmail.com
- 포트 번호 — 465(SSL) 또는 587(TLS). 구글은 25·465·587을 모두 받지만 25는 암호화가 없어 쓰지 않습니다
- 인증 계정 — 아이디만이 아니라 전체 메일 주소를 넣습니다
- 인증 비밀번호 — 앞에서 발급한 앱 비밀번호
- 관리자 메일 주소 — 발신자로 찍힐 주소
| 기종 | 조작부 경로 |
|---|---|
| 리코 IM C2010 · IM C3010 | [시스템 설정] → [보내기(이메일/폴더)] → [이메일] → [SMTP 서버] |
| 리코 IM 2500 · IM 3000 | [시스템 설정] → [보내기(이메일/폴더)] → [이메일] → [SMTP 서버] |
네 기종 모두 이 화면 안에서 서버 주소, 포트 번호, 보안 연결(SSL) 사용 여부를 한꺼번에 지정하고, 서버가 요구하는 대로 SMTP 인증까지 같은 화면에서 켭니다. 그중 IM 2500·IM 3000은 공장 초기값이 포트 25에 SSL 꺼짐입니다. 서버 주소만 바꾸고 나머지를 그대로 두면 구글에도 네이버에도 붙지 않으니, SSL을 켜고 포트를 465나 587로 함께 바꾸셔야 합니다. 기종별 설명서와 드라이버는 IM C2010, IM C3010, IM 2500, IM 3000 자료 페이지에 모아 두었습니다.
포트가 막혀 있는지 PC에서 먼저 갈라보기
값을 다 맞췄는데도 연결이 안 되면 사내 방화벽이 465·587 아웃바운드를 막고 있는 경우가 많습니다. 복합기를 붙들고 씨름하기 전에 같은 사무실 PC에서 30초면 갈립니다. 기기 문제인지 네트워크 문제인지부터 갈라놔야 그다음이 빨라집니다.
- Windows에서 확인작업 표시줄 검색창에 PowerShell을 입력해 [Windows PowerShell]을 엽니다. 그다음 Test-NetConnection smtp.gmail.com -Port 587 을 입력하고 실행합니다.
- macOS에서 확인[응용 프로그램] → [유틸리티] → [터미널]을 엽니다. nc -vz smtp.gmail.com 587 을 입력하고 실행합니다.
- 결과 읽기Windows는 TcpTestSucceeded 값이 True, macOS는 succeeded 문구가 나오면 포트는 열려 있는 것이니 원인은 계정이나 비밀번호 쪽입니다. False가 나오거나 한참 응답이 없으면 방화벽이 막고 있는 것입니다.
- 막혀 있으면 다른 포트로 한 번 더587이 막혔다면 같은 방법으로 포트만 465로 바꿔 확인합니다. 둘 다 막혀 있으면 네트워크 담당자에게 복합기 IP에서 465·587 아웃바운드를 열어달라고 요청하셔야 합니다.
첨부 용량 제한
다른 문서는 잘 나가는데 특정 문서만 실패한다면 용량입니다. 지메일의 첨부 한도는 25MB이고, 회사 구글 계정은 관리자가 정한 한도를 따릅니다. 컬러 300dpi로 수십 장을 한 번에 스캔하면 이 선을 어렵지 않게 넘깁니다.
- 글자만 있는 문서는 흑백 PDF로 스캔합니다. 같은 장수라도 파일이 훨씬 작아집니다
- 사진이나 도장이 섞였다면 해상도를 300dpi에서 200dpi로 내려봅니다. 눈에 띄는 품질 차이 없이 절반 가까이 줍니다
- 고압축 PDF를 지원하는 기종이면 그 형식을 기본값으로 잡아둡니다
- 100장짜리는 처음부터 두세 번에 나눠 스캔하고, 파일 이름에 1/2, 2/2를 붙여 보냅니다
기기에서 한 통을 여러 통으로 쪼개 보내도록 잡는 방법도 있지만, 받는 쪽에서 조각 파일을 합쳐야 하는 방식도 있습니다. 거래처로 나가는 문서라면 쪼개기보다 흑백으로 다시 뜨거나 나눠 스캔하는 쪽을 권해 드리겠습니다.
무료 지메일 개인 계정은 하루 500통, 구글 워크스페이스 계정은 smtp.gmail.com을 거쳐 하루 2,000통까지입니다. 복합기 여러 대와 업무 시스템이 계정 하나를 같이 쓰면 오후에 갑자기 발송이 막힐 수 있습니다. 워크스페이스를 쓰는 회사는 IP로 인증하는 smtp-relay.gmail.com(포트 25·465·587)을 쓰면 사용자당 하루 수신자 1만 명까지 늘어납니다.
발신자 주소가 엉뚱하게 찍힐 때
대부분의 메일 서버가 인증에 쓴 계정과 다른 주소로는 발송을 거부합니다. 발신자는 인증 계정과 같게 맞추는 것이 원칙입니다. 리코 네 기종은 조작부에 로그인한 사용자가 그대로 발신자가 되고, 같은 [이메일] 화면의 [자동 발신자명 지정]을 켜면 기기에 등록된 관리자 메일 주소가 발신자가 됩니다. IM 2500·IM 3000은 이 항목의 초기값이 꺼짐이라, 로그인 없이 쓰는 사무실이라면 켜두는 편이 낫습니다. 켜서 쓰려면 관리자 메일 주소가 등록돼 있어야 하므로 설정 초기에 이 칸부터 채워두시는 편이 안전합니다.
증상별로 어디부터 볼지
| 증상 | 먼저 볼 곳 |
|---|---|
| 인증에 실패했다는 메시지 | 계정 칸에 아이디만 넣지 않았는지, 계정 비밀번호를 그대로 넣지 않았는지. 앱 비밀번호는 공백 없이 열여섯 자입니다 |
| 연결 자체가 안 되거나 시간이 초과됨 | 포트가 25로 남아 있거나 SSL이 꺼져 있는지. 그다음 PC에서 465·587 포트를 확인합니다 |
| 어제까지 되다가 오늘부터 전부 실패 | 발송 계정의 비밀번호를 바꾸지 않았는지. 계정 비밀번호를 바꾸면 앞서 발급한 앱 비밀번호가 함께 무효가 됩니다 |
| 어떤 문서만 실패 | 첨부 용량. 25MB 근처인지 보고 흑백이나 200dpi로 다시 뜹니다 |
| 오후만 되면 막힘 | 하루 발송 통수 한도. 계정 하나를 여러 기기가 나눠 쓰고 있는지 확인합니다 |
| 보낸 사람이 엉뚱한 주소로 찍힘 | 인증 계정과 발신자 주소가 같은지, 관리자 메일 주소 칸이 비어 있지 않은지 |
그래도 안 되면
여기까지 맞췄는데도 인증 오류가 계속된다면 기기 설정보다 네트워크나 계정 정책 쪽일 가능성이 큽니다. 렌탈 고객사는 1666-0644로 연락 주시면 원격으로 함께 화면을 보며 확인하고, 원격으로 해결되지 않으면 방문해 점검해 드리겠습니다. 기종과 설치 위치, 그리고 화면에 뜬 오류 문구를 그대로 알려주시면 확인이 훨씬 빠릅니다.
