스캔한 문서를 내 PC 폴더로 바로 받는 법

스캔한 문서를 매번 USB로 옮기거나 나에게 메일로 보내고 있다면, 20분이면 끝날 설정을 미뤄둔 채 매일 같은 일을 반복하고 있는 겁니다. 복합기가 사내 네트워크에 붙어 있다면 조작부에서 버튼 몇 번으로 내 PC 폴더에 파일이 바로 떨어지게 만들 수 있습니다.

이 방식을 SMB 공유폴더 스캔이라고 합니다. 내 PC에 폴더를 하나 열어두고 복합기가 그 폴더에 로그인해서 파일을 써 넣는 구조입니다. 그래서 순서가 정해져 있습니다. 폴더를 만들고, 그 폴더에 들어갈 계정을 정하고, 마지막에 복합기 주소록에 등록합니다. 셋 중 하나라도 어긋나면 조작부에는 "전송 실패" 한 줄로만 보이기 때문에, PC 쪽을 완전히 끝낸 뒤 복합기 앞으로 가시는 편이 빠릅니다.

시작 전에 PC에서 뽑아둘 값 네 가지

명령 프롬프트를 열고 net config workstation 을 입력하면 컴퓨터 이름과 실제 로그인 사용자 이름이 나옵니다. 이어서 ipconfig 를 입력하면 IPv4 주소가 나옵니다. 이 두 줄이면 복합기 앞에서 필요한 값이 다 나옵니다. 메모장에 옮겨 적어 두고 움직이시면 왔다 갔다 할 일이 없습니다.

• 컴퓨터 이름 — 또는 IPv4 주소
• 로그인 사용자 이름 — 도메인 환경이면 도메인\사용자 형태
• 그 계정의 비밀번호
• 앞으로 만들 공유 폴더 이름

1단계 · 윈도우에 공유 폴더 만들기

1. C 드라이브 바로 아래에 폴더를 만듭니다C:\scan 처럼 짧고 영문인 경로가 좋습니다. 바탕 화면과 문서 폴더는 OneDrive 백업 대상이라 복합기가 써 넣은 파일이 클라우드로 옮겨가면서 사라진 것처럼 보입니다.
2. 폴더를 공유합니다Windows 11은 폴더를 우클릭해 [추가 옵션 표시] → [액세스 권한 부여] → [특정 사용자] 순으로 들어갑니다. Windows 10은 우클릭하면 [액세스 권한 부여] → [특정 사용자]가 바로 나오고, 파일 탐색기 위쪽 [공유] 탭의 [공유 대상]에서 골라도 같습니다.
3. 스캔에 쓸 계정을 고르고 권한을 읽기/쓰기로 올립니다목록에서 계정을 선택해 추가하면 권한 열이 기본값 [읽기]로 잡힙니다. [읽기/쓰기]로 바꾸지 않으면 복합기가 폴더까지는 찾아가고 파일은 못 씁니다.
4. 보안 탭 권한도 같이 봅니다공유 권한과 폴더 자체의 보안 권한은 별개이고, 둘 중 더 좁은 쪽이 실제로 적용됩니다. 폴더 속성의 [보안] 탭에서도 같은 계정에 쓰기가 허용되어 있는지 확인합니다.
5. 계정 비밀번호가 비어 있으면 채웁니다윈도우에는 "계정: 로컬 계정의 빈 암호 사용을 콘솔 로그온으로만 제한" 정책이 있고 기본값이 사용으로 켜져 있습니다. 비밀번호가 없는 로컬 계정은 네트워크 로그온 자체가 차단되므로, 화면이 아무리 맞아도 복합기는 접속하지 못합니다.
6. PC 주소가 바뀌지 않게 해 둡니다주소록에 IP를 적어 두면 DHCP로 IP가 바뀌는 날 전송이 한꺼번에 멈춥니다. 컴퓨터 이름으로 적거나, IP로 적을 거면 고정 IP를 받아 두는 편이 안전합니다.

2단계 · 복합기 주소록에 등록하기

기기 조작부 메뉴 이름은 기종마다 다릅니다. 쓰고 계신 기종의 실제 설명서를 사용설명서 자료실에서 받으실 수 있고, 화면을 보시면서 1666-0644로 전화 주시면 바로 짚어 드리겠습니다.

메뉴 이름이 무엇이든 등록 화면에서 채워 넣는 값은 같습니다. 아래 네 가지를 손에 들고 화면만 찾으면 됩니다.

• 프로토콜 — SMB를 고릅니다. FTP나 WebDAV를 고르면 경로 형식부터 달라집니다.
• 경로 — \\컴퓨터이름\공유이름 형태입니다. 호스트와 경로 칸이 나뉜 기종은 컴퓨터 이름과 공유 이름을 나눠 넣습니다.
• 로그인 사용자 이름과 비밀번호 — 1단계에서 권한을 준 계정입니다. 복합기 관리자 비밀번호가 아닙니다.
• 연결 테스트 — 저장하기 전에 통과시켜 둡니다.

리코 IM C2010 · IM C3010 — 제조사 설명서에 나온 경로

이 두 기종은 리코 공식 사용설명서에 조작부 경로가 그대로 실려 있어 화면 이름을 그대로 옮겼습니다. 기종별 자료는 IM C2010, IM C3010 페이지에 모아 두었습니다.

1. 홈 화면에서 [주소록]을 누릅니다주소록 화면이 열리면 [등록]을 누릅니다.
2. [이름] 탭에 수신처 정보를 입력합니다이름을 넣고 분류할 제목을 선택합니다.
3. [수신처] 탭에서 [폴더]를 누릅니다[프로토콜]에서 [SMB (PC의 공유 폴더로 전송)]을 선택합니다.
4. [폴더 인증 정보]에서 [다른 인증 정보 지정]을 고릅니다공유 폴더에 접속할 로그인 사용자 이름과 비밀번호를 넣습니다. 여기를 건너뛰면 복합기 본체 계정으로 접속을 시도해 인증에서 막힙니다.
5. 경로 칸에 공유 폴더의 네트워크 경로를 넣습니다\\User1PC\scan 또는 \\192.168.0.191\scan 형태입니다.
6. [연결 테스트]를 누르고 [종료], [OK]로 저장합니다연결 테스트가 성공해야 실제 전송도 됩니다. 저장을 마치면 주소록 백업을 묻는 메시지가 나오는데, [백업으로 이동]으로 한 번 백업해 두면 나중에 다시 만들 일이 없습니다.

보내는 조작은 홈 화면 [스캐너] → [폴더로] → 원고 올리기 → [송신 설정]에서 해상도와 파일 형식 지정 → 선택 아이콘에서 [주소록 검색]으로 등록한 폴더 선택 → [시작] 순서입니다.

3단계 · 시험 스캔까지 해야 끝입니다

연결 테스트는 로그인이 되는지까지만 확인합니다. 쓰기 권한이 모자라거나 파일 이름이 깨지는 문제는 테스트에서 안 잡힙니다. 원고 한 장을 실제로 스캔해서 PC 폴더에 파일이 떨어지는지, 파일 이름이 온전한지, 열었을 때 페이지가 다 들어왔는지까지 보고 마무리합니다. 여러 사람이 쓰는 복합기라면 이 시점에 주소록 이름을 "홍길동 PC"처럼 알아보기 쉽게 고쳐 두는 편이 좋습니다.

증상별로 원인 가르기

연결 테스트에서 곧바로 실패한다

PC까지 가 보지도 못하고 떨어지는 경우입니다. 구형 복합기가 SMB1만 지원하면 여기서 멈춥니다. Windows 11은 SMBv1 서버와 클라이언트를 기본 설치하지 않기 때문에, SMB1만 쓰는 장비와 주고받으려 하면 "지정된 네트워크 이름을 더 이상 사용할 수 없습니다", "시스템 오류 64", "0x80004005" 같은 메시지가 뜹니다. 해결은 제조사에 SMB2 이상을 지원하는 펌웨어를 요청하는 쪽입니다. 사내 방화벽이나 백신이 445 포트를 막고 있어도 같은 자리에서 떨어지니, 다른 PC에서 탐색기 주소창에 \\컴퓨터이름\공유이름 을 넣어 열리는지부터 확인해 보시면 범위가 좁혀집니다.

사용자 이름 또는 비밀번호가 틀렸다고 나온다

화면에 보이는 이름과 실제 계정 이름이 다른 경우가 대부분입니다. 마이크로소프트 계정으로 로그인한 PC는 시작 메뉴에 사람 이름이 뜨지만 실제 계정 이름은 전혀 다른 문자열인 일이 흔합니다. net config workstation 으로 나온 이름을 그대로 넣고, 도메인에 가입된 PC라면 앞에 도메인 이름을 붙입니다. 비밀번호가 비어 있는 계정이라면 앞의 1단계로 돌아가 비밀번호부터 지정합니다.

테스트는 성공하는데 파일이 안 들어온다

로그인은 되는데 쓰기가 막힌 상태입니다. 공유 권한이 [읽기]에 머물러 있거나, 공유 권한은 열렸는데 보안 탭 권한이 닫혀 있는 두 가지입니다. 둘 다 열어야 파일이 떨어집니다. 폴더 안에 파일이 0바이트로 생겼다가 사라진다면 백신의 실시간 검사가 잡고 있는 경우도 있으니 예외 폴더로 등록해 봅니다.

어제까지 되던 스캔이 오늘 갑자기 멈췄다

세 가지 중 하나입니다. PC 비밀번호를 바꾼 날이면 주소록의 비밀번호도 같이 바꿔야 합니다. PC를 껐거나 절전에 들어가 있으면 받아줄 쪽이 없습니다. 주소록에 IP를 적어 두었는데 공유기가 다른 IP를 내준 경우도 같은 증상입니다. 컴퓨터 이름으로 등록해 두면 세 번째는 아예 안 생깁니다.

파일이나 폴더 이름이 깨진다

복합기가 만들어 내는 파일명 문자 코드와 윈도우 쪽이 어긋난 상태입니다. 공유 이름은 scan, doc 처럼 영문 소문자로 짓고 띄어쓰기를 넣지 않습니다. 스캔 파일명에 한글을 넣는 설정이 켜져 있다면 날짜와 번호 형식으로 바꿔 두면 깔끔하게 정리됩니다.

그래도 안 되면

복합기와 PC가 서로 다른 대역에 있거나, 사내 스위치에서 장비 간 통신이 막혀 있는 경우도 있습니다. 여기까지 오면 현장에서 보는 편이 빠릅니다. 렌탈로 쓰고 계신 고객사는 연락 주시면 원격 또는 방문으로 설정을 잡아 드리겠습니다. 다른 설정 방법은 사용 가이드 목록에 계속 올리고 있습니다.