복합기 보안 솔루션

보안 장비를 새로 들이기 전에, 지금 쓰시는 복합기에서 자료가 오가는 길을 먼저 보는 편이 빠릅니다. 실제로 문제가 되는 지점은 대부분 아래 셋입니다.

• 출력물이 트레이에 남는 것 — 인쇄를 보내놓고 자리를 비운 사이 다른 사람이 먼저 가져가거나, 그대로 며칠 쌓입니다. 가장 자주 일어나고 가장 눈에 안 띕니다.
• 장비 안에 남는 데이터 — 저장장치가 들어간 기종은 복사·스캔 작업을 처리하면서 이미지가 남습니다. 장비를 바꾸거나 반납할 때 이 부분을 정리하지 않으면 그대로 나갑니다.
• 스캔 전송 경로 — 스캔한 파일이 어느 폴더로, 어느 메일 주소로 가는지 제한이 없으면 외부로 나가는 길이 열려 있는 셈입니다.

세 가지 모두 장비 설정으로 다룰 수 있는 항목입니다. 기종에 따라 지원 범위가 다르므로, 쓰고 계신 모델을 알려주시면 어디까지 되는지 확인해서 알려드립니다.

가장 많이 받는 질문입니다. 계약이 끝난 장비가 어디로 가고 안에 있던 자료는 어떻게 되는지 정리했습니다.

• 병원·의원 — 진료기록과 검사 결과지가 출력물로 오갑니다. 인증 출력과 이력 기록을 같이 두는 경우가 많습니다.
• 법무·회계·세무 — 의뢰인 자료와 증빙 서류를 다룹니다. 부서 단위보다 담당자 단위로 권한을 나누는 편입니다.
• 공공기관·산하기관 — 내부 지침에 맞춰야 하는 항목이 정해져 있는 경우가 많아, 지침 문서를 먼저 확인한 뒤 구성합니다.
• 연구소·기업 부설연구소 — 도면과 실험 자료가 많아 스캔 전송 경로 제한을 우선으로 두는 사례가 많습니다.
• 학교·학원 — 성적·명단 등 개인정보가 담긴 출력물이 방치되지 않도록 인증 출력을 먼저 검토합니다.
• 일반 사무실 — 전 항목을 다 켜기보다 저장장치 처리와 관리자 계정 정리부터 잡아도 효과가 큽니다.

업종별로 우선순위가 다릅니다. 지금 가장 걱정되시는 부분 한 가지만 말씀해 주시면 그 기준으로 구성을 잡아 드립니다.

• 복합기에도 출력한 문서가 남나요? — 기종에 따라 다르지만, 저장장치가 들어간 복합기는 복사·스캔·팩스 작업을 처리하면서 이미지 데이터를 일시적으로 저장합니다. 그래서 저장장치 암호화와 작업 후 덮어쓰기, 반납 시 초기화가 함께 필요합니다.
• 인증 출력을 쓰면 사용이 번거로워지지 않나요? — 인쇄를 보낸 뒤 장비 앞에서 카드나 비밀번호로 본인 확인을 하면 그때 출력물이 나오는 방식입니다. 단계가 하나 늘지만, 출력물이 트레이에 방치되는 일이 없어지고 잘못 보낸 인쇄를 지우기도 쉽습니다.
• 계약이 끝나 장비를 반납하면 안에 있던 자료는 어떻게 되나요? — 회수한 장비의 저장장치는 초기화 절차를 거칩니다. 요청하시면 처리 결과를 문서로 남겨 드립니다. 필요하신 절차 수준을 계약 전에 알려주시면 그 조건으로 맞춰 진행합니다.
• 보안 기능을 쓰려면 별도 장비를 사야 하나요? — 기본 기능은 장비 자체에서 설정으로 켜는 항목이 많습니다. 인증카드 단말이나 통합 관리 서버처럼 추가 구성이 필요한 항목은 별도이며, 사무실 규모와 요구 수준을 확인한 뒤 견적으로 안내드립니다.