프린터가 오프라인으로 뜨고 인쇄가 안 될 때 순서대로 확인하는 법

인쇄 버튼을 눌렀는데 아무 반응이 없고, 프린터 이름 아래에 "오프라인"이라고 떠 있습니다. 복합기 본체는 멀쩡히 켜져 있고 옆자리 동료는 같은 기계로 잘 뽑는데 내 PC에서만 안 되는 경우도 흔합니다.

이 "오프라인"은 대부분 복합기가 고장 난 게 아니라, 윈도우가 프린터와 연락이 끊겼다고 판단해 인쇄 대기열을 잠가둔 상태입니다. 순서대로 짚으면 대개 몇 분 안에 풀립니다. 위에서부터 차례로 해보시고 인쇄가 되는 순간 멈추시면 됩니다.

증상으로 원인 좁히기

같은 "오프라인" 표시라도 누가 언제부터 겪는지에 따라 볼 곳이 다릅니다. 아래에서 내 상황에 맞는 줄을 먼저 보시면 순서를 절반쯤 건너뛸 수 있습니다.

본체 상태와 인쇄 대기열부터

제일 먼저 복합기 화면을 봅니다. 절전 모드면 아무 버튼이나 눌러 깨우고, 용지 걸림·토너 없음·용지 없음 같은 메시지가 떠 있으면 그것부터 해결합니다. 본체가 에러를 물고 있는 동안에는 PC에서 무엇을 해도 풀리지 않습니다. 유선으로 쓰신다면 랜 케이블이 꽂힌 허브 포트의 표시등이 살아 있는지도 같이 확인합니다.

1. 인쇄 대기열 열기시작 > 설정 > Bluetooth & 디바이스 > 프린터 & 스캐너에서 해당 프린터를 누르고 [인쇄 큐 열기]를 선택합니다. Windows 10은 시작 > 설정 > 디바이스 > 프린터 & 스캐너로 들어가고, 같은 버튼이 [큐 열기]로 표시됩니다. 밀린 인쇄물이 쌓여 있다면 맨 앞의 한 건이 걸려서 뒤가 전부 막힌 상태입니다.
2. 밀린 작업 전부 취소설정 앱에서 연 큐 창은 위쪽 [모두 취소]를 누르면 목록이 통째로 비워집니다. 제어판에서 연 기존 큐 창이라면 [프린터] 메뉴 안의 [모든 문서 취소]가 같은 역할을 합니다. 눌러도 목록에서 바로 사라지지 않고 "삭제 중"으로 남아 있는 건이 있어도 괜찮습니다. 다음 단계에서 같이 정리됩니다.
3. 인쇄 스풀러 중지작업 표시줄 검색창에 서비스를 입력해 서비스 앱을 열고, 목록에서 [인쇄 스풀러]를 오른쪽 버튼으로 눌러 [중지]를 선택합니다. 명령이 편하시면 명령 프롬프트를 관리자 권한으로 열고 net stop spooler 를 실행하셔도 같습니다. 스풀러가 돌고 있는 동안에는 다음 단계의 파일 삭제가 거부되니 이 단계를 건너뛰지 않으시는 게 좋습니다.
4. 남아 있는 스풀 파일 삭제%WINDIR%\system32\spool\PRINTERS 폴더를 열어 안에 들어 있는 파일을 전부 지웁니다. 폴더 자체는 지우지 않습니다. 이 파일들이 취소되지 않은 인쇄 작업의 잔해라, 이걸 비워야 "삭제 중"에서 멈춰 있던 건까지 사라집니다.
5. 스풀러 다시 시작같은 서비스 목록에서 [인쇄 스풀러]를 오른쪽 버튼으로 눌러 [시작]을 선택하거나, 명령 프롬프트에서 net start spooler 를 실행합니다. 대기열이 이미 2단계에서 깨끗이 비워졌다면 3~5단계는 건너뛰고 다음 항목으로 넘어가셔도 됩니다.

"오프라인으로 프린터 사용"에 체크가 들어가 있는지

한 번 오프라인이 뜬 뒤에는 윈도우가 이 항목을 켜둔 채로 두는 일이 많습니다. 이게 켜져 있으면 복합기를 정상으로 되돌려 놓아도 계속 오프라인으로 표시됩니다.

1. 대기열 창에서 체크 해제앞에서 연 인쇄 큐 창의 [프린터] 메뉴를 폅니다. [인쇄 일시 중지]와 [오프라인으로 프린터 사용] 앞에 체크 표시가 있으면 눌러서 해제합니다. 이 체크를 지우는 것 자체가 온라인 전환입니다. 오래된 안내문에 보이는 [온라인으로 프린터 사용]은 윈도우 XP·비스타 시절 표기라 요즘 버전에서 그대로 찾으시면 헤매게 되고, 비슷한 항목이 눈에 띄더라도 결국 같은 동작입니다.
2. 제어판으로 들어가는 경우설정 화면 대신 제어판을 쓰신다면 제어판 > 하드웨어 및 소리 > 장치 및 프린터에서 프린터를 오른쪽 버튼으로 누르고 인쇄 목록을 보는 항목을 고르면 같은 큐 창이 열립니다. 창이 열린 뒤에 하는 일은 위와 같습니다.
3. 기본 프린터로 지정같은 화면에서 Windows 11은 [기본값으로 설정], Windows 10은 [기본 프린터로 설정]을 선택합니다. "Windows에서 기본 프린터를 관리하도록 허용"이 켜져 있으면 마지막에 사용한 프린터로 기본값이 계속 바뀌므로, 사무실에 프린터가 여러 대라면 이 옵션은 꺼두시는 편이 낫습니다.

포트에 박아둔 IP가 바뀌지 않았는지

공유기를 교체했거나 복합기를 다른 자리로 옮긴 뒤부터 오프라인이 떴다면 이쪽이 원인일 가능성이 높습니다. 드라이버는 설치할 때 잡아둔 주소로만 계속 신호를 보내는데, 본체가 그 사이 다른 IP를 받아버린 겁니다.

먼저 본체가 지금 쓰는 IPv4 주소를 확인합니다. 화면을 뒤지는 것보다 설정 목록을 한 장 뽑는 편이 확실합니다. 종이에 IP 주소·서브넷 마스크·MAC 주소가 한꺼번에 찍혀 나와서 다음 단계에서 그대로 대조할 수 있기 때문입니다. 아래 두 경로는 제조사 매뉴얼에 실린 영문 표기 그대로입니다.

• 브라더 MFC-L8900CDW는 [Settings] > [All Settings] > [Print Reports] > [Network Configuration]을 차례로 누르고 [Yes]를 선택하면 네트워크 설정 보고서가 인쇄됩니다. 여기에 IP 주소·서브넷 마스크·노드 이름·MAC 주소가 함께 나옵니다. 인쇄된 IP 주소가 0.0.0.0으로 찍히면 1분쯤 기다렸다가 다시 뽑아 보시면 됩니다.
• 리코 IM 2500·IM 3000은 홈 화면에서 [Settings] > [Printer Settings] > [List/Test Print] > [Machine Information] > [Configuration Page] 순서로 고르고 [Start]를 누릅니다. 인쇄되는 구성 페이지에 기기 정보와 네트워크 설정 정보가 함께 실립니다.

기기 조작부 메뉴 이름은 기종마다 다릅니다. 쓰고 계신 기종의 실제 설명서를 사용설명서 자료실에서 받으실 수 있고, 화면을 보시면서 1666-0644로 전화 주시면 바로 짚어 드리겠습니다.

1. PC 쪽 포트와 대조장치 및 프린터에서 해당 프린터를 오른쪽 버튼으로 눌러 [프린터 속성]을 열고 [포트] 탭으로 갑니다. 체크되어 있는 포트를 고른 뒤 [포트 구성]을 눌러, 거기 적힌 프린터 이름 또는 IP 주소가 방금 종이에서 확인한 값과 같은지 봅니다.
2. 주소 맞추기다르면 실제 IP로 고치고 [확인]을 누른 뒤, 한 장 인쇄해 걸리는지 봅니다. 포트 목록에 쓰지 않는 항목이 여러 개 남아 있다면 어느 포트에 체크가 들어가 있는지부터 확인합니다. 엉뚱한 포트로 체크가 옮겨 가 있어 오프라인이 뜨는 경우도 있습니다.
3. 재발 막기공유기에서 복합기 MAC 주소에 고정 IP를 묶어두면 전원을 껐다 켜도 주소가 유지됩니다. 본체에서 DHCP 대신 수동 IP를 넣는 방법도 있지만, 사내에서 쓰지 않는 주소를 골라야 하니 네트워크 담당자와 함께 정하시는 편이 안전합니다.

방화벽·VPN, 그리고 공유 프린터

재택이나 출장 중 VPN을 켠 채로 인쇄하면 사무실 대역으로 가야 할 신호가 VPN 터널로 빨려 들어가 복합기에 닿지 못합니다. VPN을 잠깐 끄고 인쇄해서 되면 원인이 확정됩니다. 백신이나 보안 프로그램을 새로 설치한 직후라면 방화벽도 의심합니다. 네트워크 인쇄는 보통 TCP 9100이나 515를 쓰고, 상태 확인과 검색에는 UDP 161·137이 함께 쓰입니다. 회사 방화벽 정책은 임의로 바꾸지 마시고 담당자에게 이 포트가 열려 있는지 확인을 요청하시면 됩니다.

다른 직원 PC에 물려 있는 공유 프린터를 쓰고 계신다면 원인이 내 PC가 아니라 그쪽 PC일 수 있습니다. 공유하는 PC가 꺼져 있거나 절전으로 들어가 있으면 내 화면에서는 그대로 오프라인으로 보입니다. 그 PC를 깨워 인쇄가 되는지 먼저 확인하시고, 같은 일이 반복되면 공유 대신 복합기 IP로 직접 연결하는 방식으로 바꾸시는 편이 안정적입니다. 공유 PC를 계속 쓰셔야 한다면 절전 시간을 길게 잡거나 절전을 끄는 것만으로도 재발이 크게 줄어듭니다.

마지막 순서, 드라이버 재설치

여기까지 다 해도 그대로일 때만 드라이버를 다시 깝니다. 순서를 지키지 않고 재설치부터 하면 원인은 그대로인 채 설정만 초기화됩니다.

1. 기존 프린터 제거설정의 프린터 & 스캐너에서 해당 프린터를 누르고 [제거]를 선택한 뒤 확인합니다. 목록에 같은 기계가 이름만 다르게 두세 개 잡혀 있다면 전부 지우고 하나만 새로 만드는 편이 깔끔합니다.
2. 기종에 맞는 드라이버 준비같은 브랜드라도 흑백기와 컬러기, 모델 번호가 다르면 드라이버도 다릅니다. 본체에 붙은 모델명을 그대로 확인하시고, 기종별 파일은 드라이버 자료실에 정리해 두었습니다.
3. 다시 추가프린터 & 스캐너에서 Windows 11은 [장치 추가], Windows 10은 [프린터 또는 스캐너 추가]를 누르고 목록에 뜨면 선택합니다. 목록에 안 나타나면 수동으로 추가하는 방법을 골라 앞에서 확인한 IP 주소를 직접 넣습니다. 이때 포트 종류는 TCP/IP로 잡으시면 됩니다.

그래도 안 되면

여기까지 했는데도 오프라인이 그대로라면 본체 네트워크 설정이나 인쇄 서버 쪽 문제일 수 있습니다. 렌탈로 쓰고 계신 고객사는 1666-0644로 전화 주시면 원격으로 PC 설정을 같이 보고, 원격으로 해결되지 않는 건은 기사가 방문해 확인합니다. 전화 주실 때 기종명과 조작부 화면에 떠 있는 문구를 함께 알려주시면 훨씬 빠르게 잡힙니다. 드라이버·설명서·사용법 영상은 복합기 자료실에 기종별로 모아 두었습니다.