복합기 카운터 확인해서 렌탈 기본매수와 대조하는 법

계약 갱신 안내를 받고 나서야 "우리가 한 달에 몇 장이나 뽑고 있었지?" 하고 되짚어 보는 경우가 많습니다. 초과 매수 요금이 매달 조금씩 붙어 있었는데 금액이 작아 넘어갔다가, 1년치를 모아 보니 기본매수를 한 단계 올리는 쪽이 훨씬 쌌던 사무실도 있습니다.

복합기는 자기가 몇 장을 뽑았는지 세고 있습니다. 그 숫자를 한 달 간격으로 두 번만 적어 두면 실제 월 사용량이 나오고, 계약서의 기본매수와 그 자리에서 대조됩니다.

카운터가 세는 것, 계약서가 세는 것

카운터는 기계가 출고된 뒤 지금까지 처리한 매수를 누적으로 보여 주는 값입니다. 초기화되지 않고 계속 올라가기 때문에 한 시점의 숫자만으로는 알 수 있는 것이 없습니다. 두 시점의 차이를 봐야 그 기간에 몇 장을 썼는지가 나옵니다.

렌탈 계약서의 기본매수는 월 단위로 흑백 몇 매, 컬러 몇 매가 따로 적혀 있고 그 이상은 1매당 단가로 계산합니다. 단가도 컬러와 흑백이 별도인 경우가 대부분이니, 총 매수 하나만 보지 말고 반드시 갈라서 보셔야 합니다.

조작부에서 카운터 보는 순서

1. 조작부 화면을 켠다절전 상태면 아무 키나 눌러 화면을 깨웁니다. 인쇄 작업이 돌고 있으면 끝난 뒤에 확인합니다.
2. 카운터 화면을 연다아래 표에 쓰고 계신 기종이 있으면 표의 경로 그대로 들어가시면 됩니다.
3. 컬러 총계와 흑백 총계를 따로 적는다요금 대조에 필요한 값은 이 두 개입니다. 복사·인쇄·팩스가 줄을 나눠 표시되면 각 줄을 더하지 말고 총계 두 줄만 옮겨 적습니다.
4. 날짜와 함께 기록해 둔다공용 문서에 날짜, 컬러 총계, 흑백 총계 세 칸으로 적습니다. 매달 같은 날짜에 한 줄씩 쌓이면 그대로 사용량 표가 됩니다.
5. 한 달 뒤 같은 날 다시 적는다두 번째 숫자가 나와야 계산이 됩니다. 첫 기록만으로는 아직 아무것도 판단할 수 없습니다.

설명서에서 확인된 기종별 경로

이 네 줄은 각 기종을 직접 다루는 제조사 설명서 원문에서 확인한 경로만 옮긴 것입니다. 표에 있는 기종의 설명서·드라이버·사용법 영상은 복합기 자료실에 기종별로 모아 두었습니다.

PC 앞에서 확인하기

기계 앞까지 가기 어렵거나 여러 대를 한 번에 봐야 하면 프린터에 내장된 웹페이지를 쓰시는 편이 빠릅니다. 웹 브라우저 주소창에 192.168.0.10 처럼 프린터의 IP 주소를 입력하고 Enter를 누르면 그 기계의 관리 화면이 열립니다.

삼성 SL-M2630ND·SL-M3830ND·SL-M3890FW는 이 내장 웹페이지 이름이 SyncThru Web Service입니다. 세 기종 사용설명서가 모두 [정보] 탭 아래에 같은 항목을 싣고 있습니다. [사용 카운터]는 인쇄 유형(단면, 양면)에 따른 사용 횟수를 보여 주고, [소모품]은 인쇄된 페이지 수와 카트리지에 남아있는 토너량을 함께 보여 줍니다. [설정] 탭과 [보안] 탭은 관리자로 로그인해야 볼 수 있지만, 로그인하지 않아도 [정보] 탭은 그대로 열립니다.

리코 IM C2010·IM C3010은 같은 자리가 Web Image Monitor입니다. 총 카운터뿐 아니라 사용자별 카운터까지 컴퓨터에서 확인하고 리셋할 수 있어, 여러 대를 관리하는 사무실이라면 조작부보다 이쪽이 편합니다.

어느 프린터가 PC에 등록돼 있는지는 Windows 11에서 시작 → 설정 → [Bluetooth 및 장치](Windows 안내 문구에 따라 [Bluetooth & 장치]로 적혀 있기도 합니다) → [프린터 및 스캐너] 순으로 들어가면 목록으로 나옵니다. Windows 10은 시작 → 설정 → [장치] → [프린터 및 스캐너]입니다. 목록에 비슷한 이름이 여러 개라 어느 것이 어느 기계인지 가려지지 않으면 IP 주소로 확인하는 편이 확실합니다. IP 주소를 모르시면 화면을 켜 두신 채 1666-0644로 전화 주시면 같이 찾아 드리겠습니다.

월 사용량 계산하기

계산은 뺄셈 하나로 끝납니다. 이번 달 카운터에서 지난달 같은 날 카운터를 빼면 그 달의 사용량입니다. 지난달 기록이 없다면 설치 확인서에 설치 시점 카운터가 적혀 있는지 보시고, 그 값이 있으면 기준점으로 쓰셔도 됩니다.

예를 들어 설치 때 흑백 카운터가 12,400이었고 8개월이 지난 지금 78,800이라면 그동안 66,400매를 썼고 월 평균은 8,300매입니다. 계약 기본매수가 흑백 5,000매라면 매달 3,300매가 초과분입니다. 여기에 계약서의 초과 단가를 곱한 금액이 매달 기본료 위에 얹힙니다.

컬러도 같은 방식으로 계산합니다. 컬러는 단가가 높게 잡히는 것이 보통이라 매수가 적어도 금액 비중은 크게 나옵니다. 컬러 초과가 계속 나온다면 컬러로 뽑을 필요 없는 문서까지 컬러로 나가고 있지 않은지 점검해 보시는 편이 좋습니다. 인쇄 기본값을 흑백으로 돌려놓는 것만으로 정리되는 사무실이 많습니다.

숫자가 안 맞을 때 어디를 보는가

• 카운터는 그대로인데 청구액이 늘었다 — 총 매수가 같아도 흑백이 컬러로 옮겨 가면 금액은 오릅니다. 총계 대신 컬러 총계만 따로 떼어 지난달과 비교합니다.
• 카운터가 청구서 숫자보다 크다 — 청구 마감일과 화면을 본 날짜가 다른 경우입니다. 마감일 다음 날 아침에 한 번 더 적어 두고 그 값으로 대조합니다.
• 아무도 안 썼는데 매수가 올라간다 — 수신 팩스 자동 인쇄, 통신 결과 보고서 자동 출력, 야간에 도는 예약 인쇄가 원인인 경우가 많습니다. 팩스 수신함을 먼저 확인합니다.
• 양면인데 매수가 두 배다 — 정상입니다. 앞뒤가 각각 1카운트이므로, 양면을 늘려도 카운터는 줄지 않고 용지값만 절약됩니다.

부서별로 나눠 보고 싶다면

부서별 카운터는 부서 코드나 사용자 인증 기능을 켜 둔 기계에서만 나옵니다. 기종에 따라 부문 관리, 사용자 코드, 계정 추적 같은 이름으로 불립니다. 이 기능을 쓰지 않았다면 지난 사용량을 부서별로 쪼개는 것은 불가능합니다. 기록 자체가 없습니다.

부서별 정산이 필요하다면 지금 켜 두시는 편이 좋습니다. 오늘 설정하면 다음 달부터 숫자가 쌓입니다. 코드 발급과 배포는 원격으로 도와드리겠습니다.

갱신 전에 이 숫자를 봐야 하는 이유

기본매수는 계약할 때 정한 값이고, 사무실 인원과 업무는 그 뒤로 계속 바뀝니다. 사람이 늘어 매달 초과분을 내고 있다면 기본매수를 올리는 쪽이 총액에서 유리해지고, 전자결재가 자리 잡아 출력이 줄었다면 쓰지도 않는 기본매수를 계속 내고 있는 셈입니다. 둘 다 카운터를 보지 않으면 드러나지 않습니다.

흑백은 남는데 컬러만 초과하는 식으로 한쪽만 어긋나는 경우도 잦습니다. 이럴 때는 기종 교체까지 가지 않고 기본매수 배분만 조정해도 정리됩니다. 최근 석 달 카운터를 견적 문의로 남겨 주시면 어느 쪽이 유리한지 계산해서 알려 드리겠습니다.